Polityka prywatności Merdilo Pro
Wyjaśniamy, kiedy Merdilo decyduje o przetwarzaniu informacji, a kiedy działa na zlecenie wybranej praktyki.
Krótko: dla konta, rozliczeń, bezpieczeństwa i wsparcia administratorem jest operator Merdilo. Dla dokumentacji klientów prowadzonej w Pro administratorem jest co do zasady praktyka, a Merdilo jest podmiotem przetwarzającym.
1. Operator i kontakt
Operatorem Merdilo Pro jest Software Damian Wiliński, ul. Władysława Łokietka 5, 87-100 Toruń, NIP 9562270904, REGON 341538899. W sprawach prywatności napisz na kontakt@merdilo.com.
2. Dwie role Merdilo
Merdilo jako administrator
Samodzielnie określamy cele i środki dla kont członków zespołu, umowy B2B, planu i płatności, bezpieczeństwa, audytu dostępu, zapobiegania nadużyciom, wsparcia, komunikacji operacyjnej, dobrowolnej telemetrii w aplikacji oraz zbiorczego pomiaru stron praktyk i widżetu zapisów.
Merdilo jako podmiot przetwarzający
Gdy praktyka wprowadza profile opiekunów, sprawy, ankiety, terminy, wiadomości, pliki, notatki i dokumentację swojej pracy, to praktyka decyduje o celu i podstawie. Merdilo działa według jej udokumentowanych poleceń na zasadach umowy powierzenia.
3. Kategorie informacji
- Konto i zespół: imię lub nazwa wyświetlana, e-mail, identyfikator, role, obszar roboczy, logowanie i weryfikacja.
- Praktyka i umowa: nazwa, kontakt, adres, profil publiczny, usługi, plan, faktury i status rozliczeń; dane karty obsługuje dostawca płatności.
- Bezpieczeństwo: adres IP i metadane żądania dostępne w infrastrukturze, urządzenie/aplikacja, App Check, sesje, logi działań i kody błędów.
- Wsparcie: treść zgłoszenia, kontakt, załączniki i historia rozwiązania.
- Treści praktyki: profile opiekunów i psów, terminy, formularze, odpowiedzi, wiadomości, materiały, pliki, rozliczenia klienta, notatki i historia sprawy.
- Publiczne zgłoszenia: dane kontaktowe, profil psa, opis potrzeby i wybrany termin przekazane wybranej praktyce.
- Pomiar stron publicznych: nazwa kroku formularza, źródło wejścia, wybrana usługa, czas na kroku, parametry kampanii z adresu strony i losowy identyfikator jednego wczytania strony, bez danych z formularza.
- Telemetria: po dobrowolnym wyborze zbieramy pseudonimizowane zdarzenia użycia i techniczne kody bez treści spraw i formularzy.
Prosimy, aby nie wpisywać danych zdrowotnych ludzi ani informacji osób trzecich, jeśli nie są niezbędne do zgodnej z prawem pracy praktyki. Swobodny tekst może jednak zawierać taką treść; praktyka odpowiada za minimalizację i podstawę.
4. Cele i podstawy Merdilo jako administratora
| Cel | Podstawa |
|---|---|
| Konto, obszar roboczy, funkcje, plan i wsparcie objęte umową | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dla osób działających za przedsiębiorcę także uzasadniony interes w wykonaniu relacji B2B |
| Faktury, podatki i obowiązki organów | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Bezpieczeństwo, audyt, zapobieganie nadużyciom, roszczenia i ciągłość | art. 6 ust. 1 lit. f RODO: uzasadniony interes operatora i klientów w bezpiecznej usłudze |
| Zbiorczy pomiar stron praktyk i widżetu zapisów, bez identyfikatora zapisywanego w przeglądarce | art. 6 ust. 1 lit. f RODO: uzasadniony interes Merdilo w utrzymaniu i ulepszaniu stron i widżetu |
| Dobrowolna telemetria i niekonieczne technologie w aplikacji | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy PKE; wybór można wycofać |
| Marketing elektroniczny | odrębna, dobrowolna zgoda; nie jest warunkiem konta |
5. Dane przekazane przez praktykę
Praktyka odpowiada za podstawę, obowiązek informacyjny, prawidłowość uprawnień zespołu, retencję i odpowiedź osobie. Merdilo wspiera dostęp, eksport, sprostowanie, ograniczenie i usunięcie zgodnie z umową powierzenia. Publiczny formularz wskazuje konkretną praktykę jako administratora.
6. Strony praktyk, widżet zapisów i strony dla opiekuna
Dane wpisane w formularz zgłoszenia, ankietę albo wiadomość trafiają do praktyki, którą wybierasz. Praktyka jest ich administratorem, a Merdilo przetwarza je na jej zlecenie. Formularz pokazuje, która praktyka odpowiada za dane.
Strony praktyk i widżet zapisów nie używają analitycznych ani reklamowych cookies, pikseli ani narzędzi zewnętrznych. W przeglądarce zapisujemy tylko to, czego potrzebuje usługa: szkic formularza w pamięci tej karty, ciasteczko sesji po potwierdzeniu adresu e-mail, krok ankiety i pamięć planu opieki. Szczegóły i terminy opisuje strona Cookies i technologie.
Osobno, jako odrębny administrator, Merdilo prowadzi zbiorczy pomiar działania stron i widżetu. Kroki jednego wczytania strony łączy losowy identyfikator, który nie jest zapisywany w przeglądarce i zmienia się przy każdym wczytaniu. Po wysłaniu zgłoszenia przypisujemy go do zgłoszenia, żeby policzyć, ile zgłoszeń praktyka przyjęła. Nie przekazujemy go stronie, na której osadzono widżet, i nie łączymy zdarzeń z adresem IP ani przeglądarką. Zdarzenia usuwamy po 90 dniach. Możesz wnieść sprzeciw wobec tego pomiaru, pisząc na kontakt@merdilo.com.
7. Care i wyniki Czuwania
Źródłowe wyniki Czuwania powstają w aplikacji Merdilo na koncie opiekuna i ich administratorem jest Merdilo. Samo połączenie z praktyką ich nie udostępnia. O udostępnieniu praktyce decyduje opiekun (zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO), osobno dla konkretnego psa i praktyki. Udostępnienie obejmuje profil psa oraz podsumowania i szczegóły sesji, także sesji zakończonych przed udostępnieniem, bez podglądu na żywo, nagrań audio i wideo, prywatnych notatek, wiadomości i innych psów. Wyniki widzą uprawnione osoby z praktyki. Udostępnienie trwa, dopóki opiekun go nie wyłączy albo nie zakończy współpracy z praktyką. Kończy się też przy zamknięciu obszaru praktyki oraz przy usunięciu psa albo konta opiekuna. Gdy praktyka wyłączy moduł wyników Czuwania, nie widzi wyników, a nowe dane nie trafiają do jej dokumentacji; po ponownym włączeniu modułu dostęp wraca na podstawie tej samej, nadal obowiązującej zgody. Udostępnienie wyłączysz we Współpracy.
Praktyka, która otrzymuje wyniki do prowadzenia sprawy psa, jest administratorem tego, co trafi do jej dokumentacji: materiałów zapisanych przez zespół, na przykład raportu PDF, komentarza albo oceny, oraz kopii zapisywanych automatycznie, czyli sygnału zmiany (regresji) i miar Czuwania w postępach i check-inach. Automatyczne kopie są funkcją usługi wykonywaną na polecenie praktyki, a praktyka jest ich administratorem od chwili zapisu. Dostęp do nich mają uprawnione osoby z praktyki. W panelu Merdilo Pro Merdilo przetwarza te informacje na zlecenie praktyki jako podmiot przetwarzający, na zasadach umowy powierzenia.
Po wyłączeniu albo zakończeniu udostępnienia praktyka od razu traci dostęp do wyników Czuwania w panelu i nie otrzymuje nowych danych, a pies w Pro traci aktywne połączenie z Merdilo. Materiały i kopie zapisane wcześniej w dokumentacji praktyki zostają u praktyki, na jej odpowiedzialność i według jej zasad retencji; zakończenie udostępnienia nie usuwa ich automatycznie.
8. Odbiorcy i dostawcy
Dostęp otrzymują uprawnieni członkowie praktyki, operatorzy wspierający usługę w zakresie obowiązków, organy gdy wymaga tego prawo oraz dostawcy infrastruktury. Aktualna lista dostawców podstawowych, opcjonalnych i planowanych, z krajem siedziby, regionem i mechanizmem transferu, znajduje się na stronie Dalsi przetwarzający. Nie sprzedajemy informacji i nie używamy ich do reklamy śledzącej między aplikacjami.
9. Transfery poza EOG
Wybrane workloady są konfigurowane w regionach UE, ale nie oznacza to, że każda warstwa dostawcy, wsparcie lub dostęp techniczny zawsze pozostaje w Polsce albo EOG. Jeśli dochodzi do transferu poza EOG, wymagamy odpowiedniego mechanizmu, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, oraz środków adekwatnych do ryzyka. Przykładowo dostawca wysyłki e-mail, Plus Five Five, Inc. działająca jako Resend, ma siedzibę w USA. Wiadomości wychodzą z regionu w Irlandii, ale ich treść, adres odbiorcy i dzienniki doręczenia dostawca przechowuje w USA do 30 dni. Podstawą transferu jest decyzja Komisji Europejskiej dotycząca EU-US Data Privacy Framework, w którym Resend uczestniczy, a zapasowo standardowe klauzule umowne w umowie powierzenia dostawcy.
10. Retencja
Dane konta i umowy przechowujemy przez czas świadczenia usługi oraz okres potrzebny do obowiązków prawnych, bezpieczeństwa i roszczeń. Dokumentacja klientów podlega instrukcji i ustawieniom retencji praktyki, z wyjątkami prawnymi. Logi, linki i pliki robocze mają krótsze okresy zależne od funkcji. Po logicznym usunięciu izolowane kopie zapasowe wygasają w zwykłym cyklu i nie są ponownie używane operacyjnie.
Poszczególne kategorie mają okresy odpowiednie do celu, ustawień praktyki i obowiązków prawnych. Aktywne ustawienia retencji dokumentacji są widoczne w Centrum prywatności. Nie każda kategoria jest usuwana w jednym terminie, jeśli prawo, bezpieczeństwo lub zabezpieczenie roszczeń wymaga dłuższego, ograniczonego przechowania.
11. Prawa
W zależności od podstawy możesz żądać dostępu, kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia lub wnieść sprzeciw. Zgodę możesz wycofać na przyszłość równie łatwo, jak jej udzielić. Jeśli sprawa dotyczy dokumentacji prowadzonej przez praktykę, skontaktuj się najpierw z tą praktyką; Merdilo wesprze ją jako procesor.
Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych albo właściwego organu w państwie zamieszkania. Kontakt do Merdilo: kontakt@merdilo.com.
12. Bezpieczeństwo
Stosujemy rozdzielenie obszarów roboczych, role i najmniejsze potrzebne uprawnienia, ponowną autoryzację poleceń wrażliwych, szyfrowanie transmisji i przechowywania zapewniane przez dostawców, kontrolę integralności, audyt operacji, kopie zapasowe, procedurę incydentów i testy reguł dostępu. Żaden system nie daje absolutnej gwarancji; środki podlegają przeglądowi według ryzyka.
13. Zautomatyzowane decyzje i AI
Funkcje AI wspierają przygotowanie roboczej treści lub podsumowania. Nie podejmują za praktykę decyzji wywołującej skutki prawne wobec opiekuna. Uprawniona osoba powinna sprawdzić wynik. Nie używamy treści praktyki do trenowania własnego publicznego modelu bez osobnej, wyraźnej podstawy i informacji.
14. Zmiany polityki
Istotną zmianę komunikujemy w produkcie lub na adres właściciela obszaru roboczego z rozsądnym wyprzedzeniem. Aktualna wersja i data są zawsze dostępne pod tym adresem, a poprzednia wersja oraz wersja 2026-09-28.1, zastąpiona przed datą obowiązywania, pozostają dostępne do wglądu. Zmiana celu wymagająca nowej podstawy nie jest ukrywana w samej aktualizacji dokumentu.
Privacy summary
The Polish version is binding. Merdilo is controller for team accounts, the B2B relationship, billing, security, support, optional telemetry and aggregate measurement of public practice pages and the booking widget, which stores no identifier in the browser. For client records entered by a practice, the practice is normally controller and Merdilo acts as processor under the DPA. Watch results from the Merdilo app, including sessions finished before sharing, reach a practice only after a separate decision by the dog owner. Sharing lasts until the owner turns it off or ends the collaboration, and also ends when the practice closes or the dog or account is deleted. The practice then loses access at once, while materials and automatic copies already saved in its records (reports, comments, change signals, Watch measures in progress) stay with the practice as controller. International access may occur under an appropriate transfer mechanism; we do not claim that every service layer remains in Poland. Contact kontakt@merdilo.com.